Dernek İç Denetim Raporu Nasıl Doldurulur?

Sivil toplum kuruluşlarında şeffaflık ve hesap verilebilirliği artırmak için, 5252 sayılı Kanun gereği derneklere İç denetim uygulanması zorunlu hale getirilmiştir. Genel kurul, denetim kurulu üyeleri ve yönetim kurulu tarafından düzenlenebilen dernek iç denetim raporu kurum dışındaki bağımsız bir denetim firması tarafından da hazırlanabilir. Buradaki temel esas, derneğin tüzükteki kanun ve amaçlar doğrultusunda hareket edip etmediğinin yanı sıra defter kayıtları ve diğer dernek faaliyetlerinin ilgili kanun ve esaslara uygun olarak tutulup tutulmadığını denetlemektir. Yılda en az 1 defa iç denetim yapılması zorunludur. Bu yazıda iç denetimin nasıl yapılacağı, iç denetim raporu oluşturma ve bu konuda denetim kurulunun yetkileri ile ilgili detaylı bilgileri bulabilirsiniz.

Yeni dernekler kanunu ile denetim kuruluna dernek denetimi hakkında verilen yetkiler genişletilmiştir. İçişleri Bakanlığı dış denetimin kontrol altına alınması ve kolaylaştırılması için, iç denetime daha fazla ağırlık vererek örnek bir iç denetim raporu paylaşmıştır. ÖNEM Danışmanlık Hizmetleri olarak dış denetim faaliyetlerinde herhangi bir problemle karşılamamanız için iç denetim usul ve esaslarına yönelik süreçlerde yanınızdayız.

Derneklerde İç Denetim Raporu

Dernek iç denetimi genel kurul, yönetim kurulu ve bağımsız kuruluşlarca yapılabilir. Fakat iç denetim konusunda sorumluluk denetim kurulu üyelerine aittir. Denetim kurulu en az 3 asil ve 3 yedek üyeden meydana gelebilir. Denetim kurulu, dernek defterlerinin kanun ve esaslara uygun tutulup tutulmadığı, dernek gelir ve gider hesaplarının denetlenmesi ve diğer bazı yönetim süreçlerini denetler. Daha sonra bu faaliyetlerin sonuçlarını rapor halinde yönetim kurulu ve toplandığında genel kurula sunar. Düzenlenen bu rapor dernek iç denetim raporu olarak adlandırılır.

Derneklerde yılda en az 1 defa da olsa iç denetim yapılması zorunludur. Dernek Tüzükleri içerisinde bu durumun aksini belirten bir madde yer alamaz. İç denetim raporu; derneğin karşılaştığı riskleri olabildiğince azaltmak, kaynakların verimli ve etkili kullanılmasını sağlamak ve dernek faaliyetlerinin yasalara uygun olarak yürütülmesi için ayda bir, 3 ayda bir veya 6 ayda bir gibi periyodik süreçlerde oluşturulur. Bu durum dernek açısından avantaj sağlar. Çünkü dernek defterleri veya farklı bir süreçteki olası hatalarda yasal bildirim yükümlülüğü süresi geçebileceği için, cezadan kaçınmak mümkün olmaz.

Not: Dernek tüzüğünde yer alan usul ve esaslara göre yılı geçmemek şartıyla Dernek iç denetim raporu oluşturması 2020/21 Sayılı genelge ile  zorunlu hale getirilmiştir. Dernek yönetimi, denetim kurulunca istenen her türlü belge ve evrakı göstermek ve sunmak zorunludur.

Dernek İç Denetim Raporu Doldurma

Dernek iç denetim raporu düzenlenirken, İçişleri Bakanlığı’nın yayınladığı örnek raporda bulunan aşağıdaki sorular denetim raporuna eklenebilir ve arttırılabilir. Ancak, önemli olan husus ç deneti raporu düzenlemek değildir. Önemli olan Dernekler kanununda yer alan hüküm ve esaslara göre uygun bir şekilde denetim yapmaktır. Aksi takdirde denetlendiği halde farkına varılmayan usulsüzlük ve cezalardan sorumlu olmak zorunda kalınabilir.

Dernek iç denetim raporunun giriş kısmına ilk olarak; dernek adı, kütüğü, bulunduğu yerin adresi, bir önceki dönem yapılan denetim tarihi, denetimin kapsamı ve denetim yapan kurulun adı bulunur. Alt kısımda ise aşağıdaki gibi denetim esnasında incelenecek hususlara yer verilir.

Dernek Üyelik İşlemleri Denetlenmesi: Üyelik başvurularının yazılı bir şekilde yapılıp yapılmadığı, üyelik başvurularının 30 gün içerisinde değerlendirmeye alınıp alınmadığı, üyelik başvurusu yapanlara sonucun bildirilme durumu ve üye bilgilerinin 45 gün içerisinde il sivil toplum müdürlüğüne bildirilme hususu denetlenir.

Genel Kurulun Denetimi: Genel kurulun zamanında yapılıp yapılmadığı, hazirun listesinin hazırlanması, katılma hakkına sahip üyelerin listede bulunması, 15 gün önceden çağrı yapılıp yapılmadığı ve toplantının işleyişi hakkındaki birçok ayrıntı denetlenir.

Dernek Faaliyetleri: Derneğin, tüzüğündeki amaçları gerçekleştirmeye yönelik faaliyetlerde bulunup bulunmadığı veya bulunduğu faaliyetlerin anayasa çerçevesinde suç unsuru oluşturup oluşturmadığı denetlenir.

Yurtdışından Yardım Alma ve Faaliyetler: Derneğin yurtdışından ayni veya nakdi yardım alması, bu yardımın banka kanalları aracılığı ile yapılması, yapılan tüm yardımların kanun kapsamına ve amacına uygun olup olmadığı hususları denetlenir.

Dernek Defterleri: Bu denetimde, dernek defterlerinin usulüne uygun tutulup tutulmadığı incelenir. Bu maksatla işletme defteri, karar defteri, üye kayıt defteri, evrak kayıt defteri veya derneğin bilanço hesabına göre kayıt tutması halinde yevmiye defteri ve büyük defterin denetimi yapılır.

Dernek Giderlerinin İncelenmesi: Dernek kaynaklarına ait giderlerin tüzükteki amaca uygun olarak harcanması, bu harcamaların belgelerine ait kayıtlar, derneğin bedelsiz mal dağıtımı ve hesap tablolarının karşılaştırılması gibi konulara yönelik denetimler yapılır.

Alındı Belgelerinin Denetlenmesi: Derneğin bastırdığı alındı belgelerinin usulüne göre  bastırılıp ciltlenmesi, sayman tarafından tutanakla teslim alınması, gelirlerin toplanması esnasında alındı belgesi düzenlenmesi ve yetki belgelerinin düzenlenmesi ile sürelerinin kontrol edilmesi denetlenir.

Dernek Lokalinin Denetlenmesi: Dernek tarafından işletilen lokalin izin belgesi, sorumlu müdürün tayini ve müdür değişikliğinin dernekler birimine bildirilmesi, dışarıdan üye olmayan kişilerin alınıp alınmaması, kimlik kartlarının kontrolü gibi hususlar dernek iç denetim raporu maddeleri arasında yer almalıdır.

Dernek Sandığının Denetimi: Eğer derneğin bir sandığı varsa, bu sandığın yönetmeliğe uygun bir şekilde kurulması, sandık organlarının düzenlenmesi, sandık genel kurullarının zamanında yapılıp yapılmadığı ve sandığa ait defterlerinin uygunluğu iç denetime tabi tutulur.

Beyanname Denetlenmesi: Dernek beyannamelerin usulüne uygun olarak yılın ilk 4 ayını geçmeyecek bir şekilde DERBİS kanalıyla veya il dernekler müdürlüğüne bizzat teslim edilip edilmediği denetlenir.

Dernek Projelerinin Denetlenmesi: Derneğin yürüttüğü  projelerin Dernekler Yönetmeliği’nin 91. maddesi kapsamında belirtilen usullere uygun olarak yürütülüp yürütülmediği denetlenir.

Üst Kuruluş Üyeliği: Derneklerin herhangi bir federasyon veya konfederasyona üye olup olmadığı incelenir. Eğer üyeyse dernek tarafından yetkili belirleme aşamasında alınan kararların dernek tüzüğüne ve usulüne uygun olup olmadığı iç denetim raporu içerisinde yer alır.

Derneğin Taşınmaz Malları: Derneğe ait taşınmaz malları bilgisinin Ek-26 formu ile dernekler müdürlüğüne bildirilip bildirilmediği ve taşınmaz malların amacına yönelik kullanılıp kullanılmadığı denetime tabi tutulur.

Dernek Yayınları: Derneğe ait sürekli veya aralıklı yayın yapan organlar olup olmadığının ve bu organlara yönetmeliğe uygun olarak sorumlu müdür atanıp aranmadığı denetlenir.

Dernek İktisadi İşletmesinin Denetlenmesi: Derneğin ticari faaliyetlerde bulunması halinde, Kurumlar Vergisi usullerine uygun olarak işletilip işletilmediği, ücretli çalışanların SGK durumu ve mevzuata aykırı durumların oluşup oluşmadığı denetime tabi olur.

Dernekler Kanununa ve Yönetmeliğine Uygunluk: Denetim maddeleri içerisinde yer almadığı halde dernekler kanunu ile dernekler yönetmeliğine ve anayasa hükümlerine aykırı faaliyetlerde bulunup bulunulmadığı denetlenir.

Yardım Toplama İzni: Eğer, dernekler yardım toplayacaksa ilçe sınırları içerisinde Kaymakamlık; farklı il bölgelerinde ise Valilikten izin alır. Yardım toplama faaliyetleri için izin alınması, yardım karşılığında verilecek makbuzlar, derneğin satacağı biletler ve bunların hesap kayıtlarına geçip geçmediği ayrıntılı bir şekilde denetlenir.

Dernek Hesap Tablosu: Derneğe ait mali bilgilerin yer aldığı hesap tablosu, denetim raporu sonunda bulunur. Borçlar, alacaklar ve kasada bulunan mevcut miktar sadeleştirilerek genel toplam tespit edilir.

Önceki Dönem Denetimi: Bir önceki denetimde, ikaz edilen eksikliklerin düzeltilip düzeltilmediği denetlenir.

Tenkit ve Öneri Raporu: Son olarak denetimi yapan kurul dikkat edilmesi gereken hususlar ile ilgili uyarı ve tavsiyelerde bulunulur.

Yukarıda maddeler halinde ve özet olarak sıralanan dernek iç denetim raporu unsurları ile 3 kurul üyesi tarafından ad ve soyad yazılarak imza atılır. Bu belgeden 2 adet düzenlenerek bir tanesi yönetim kuruluna diğeri ise genel kurula sunulur. Eğer suç unsuru olan herhangi bir usulsüzlük tespit edilirse, il dernekler müdürlüğü ve ilgili mercilere bildirilir. Rapor düzenlenirken İçişleri Bakanlığı’nın sunduğu Dernek iç denetim raporu örneği esas alınır.

Raporlama Sürecinde Dikkat Edilmesi Gerekenler

Dernek iç denetim raporu eksiksiz bir şekilde düzenlenmelidir. Bu rapor derneğin denetlendiğine dair denetim kurulu beyanını içerir.2021 yılı için derneklerde tespit edilecek usulsüzlükler ile ilgili cezalar 1730 TL ile 545.500 TL arasında değişir. Bu ceza usulsüzlüğün niteliğine bağlı olarak denetim kurulu üyelerinin yanı sıra bütün kurul üyelerine verilebilir.

ÖNEM Danışmanlık Hizmetleri olarak bütün dernek yönetim süreçlerinde sizlerin yanındayız. Dernek muhasebesi, dernekler kanunu ve yönetmelikler hakkında tecrübeli ve uzman kadromuz ile bütün süreçleri profesyonel bir şekilde yönetiyoruz. Bilgi almak amacıyla iletişim numaralarımız üzerinden bize ulaşabilirsiniz.