Dernek Defterleri Nasıl Tutulur | Zorunlu Defterler

Dernek kuruluşu yapmak, sadece kuruluş bildirimini il sivil toplum müdürlüğüne vermek ile tüzük hazırlamaktan ibaret değil. Tutulması zorunlu veya ihtiyari olan dernek defterleri dernekler birimine veya notere kuruluş bildirimini yaptıktan sonra onaylatılmalı. Dernekler kanunu ile dernekler yönetmeliği maddelerinde defter tutma esaslarına detaylıca değinilmiştir. Keyfi davranışlara, eksiklik veya yapılacak olan usulsüzlüklere hem en yüksek idari ceza hem de adli ceza verilebilmektedir. Bu nedenle kanun koyucu tarafından belirlenmiş olan yönetmelik maddelerine dernek defterlerinin tutulmasında uygun bir şekilde hareket etmelisiniz.

Dernekler işletme hesabına göre normal şartlarda defter tutmaktadırlar. Fakat kamu yararına çalışan, yıllık geliri 500 Bin TL’yi geçen dernekler bilanço hesabına göre defter tutmak zorundadır. Bilanço hesabına göre dernek defteri tutacak olanlar, işletme hesabına göre de defter tutabilir. Tutulması gereken tek defterler bunlar değil. Yazı içerisinde ihtiyari olan dernek defterleri veya tutulması zorunlu olanlar konusunda tüm detayları size aktaracağız.

Derneklerin veya kurulun dernek defterlerinin tutulmasının usul ile esaslarında yapılacak aykırılıklarda 2021 yılı için 1730 TL ve 545.000 TL arasında para cezasına çarptırılacaktır. Bu nedenle mutlaka dernek muhasebesi alanında uzman bir firma ile dernek defterlerinin tutulması konusunda çalışmalısınız. Önem İdari Danışmanlık Hizmetleri olarak sizlerin yanında tüm süreçlerde yer almaktayız.

Tutulması Zorunlu Dernek Defterleri

Dernekler Yönetmeliği 6. Bölümde 31- 41. Maddeler arasında dernek defterleri tutulmasına yönelik esaslar belirtilmiştir. Dernek defterlerinin kaybolması, düzenlenmesi, tasdik edilmesi, tutulması ya da zayi edilmesinde yönetmelik hükümleri uygulanır. Şimdi de detayları ile tutulması zorunlu olan dernek defterlerini birlikte sıralayalım.

Üye Kayıt Defteri

Üye kayıt başvurusu Derneğe yazılı olarak yapıldığında 30 gün içerisinde yönetim kurulu görüşüp red ya da onay kararı vermek zorundadır. Başvuru karara bağlanıp onaylandığında üye kayıt defterine üye bilgileri girilir. Üye kayıt defteri tutulmak zorundadır.

• T.C Kimlik Bilgisi
• Üye Adı ve Soyadı
• Kişinin Uyruğu
• Anne Adı
• Cinsiyeti
• Üye Giriş Tarihi (Yönetim Kurulu Karar Tarihi)
• Üyelikten Çıkış Tarihi

Üye kayıt defterine yazılması zorunlu olan bilgiler yukarıda bulunmaktadır. Bu bilgiler dışında ikamet adresi, üyelerin ödedikleri aidat bilgileri, meslek, e-mail adresi bilgileri de yazabilir, fakat bunlar zorunlu değildir. Bu durum üyelerin vesikalık fotoğraflarını yapıştırmaları için de ihtiyaridir.

Not 1: Yabancı uyruklu bir kişi üyeler arasında bulunuyorsa bulunduğu ülkeye ait vatandaşlık numarası TC No bölümüne yazılabilir.

Not 2: Yabancı dernek, kar amacı gütmeyen vakıf veya tüzel kişi üye olacak olanlar arasında bulunuyorsa farklı hükümler uygulanır. TC numarası bölümüne vergi kimlik numarası, adı ve soyadı kısmına tüzel kişilik unvanı, meslek kısman hukuki statü ve uyruk kısmına da ülke adı yazılır.

Not 3: Bir üyeye karşılıklı 2 sayfa ayırabilir ve üyelik aidat bilgilerini 2. sayfaya giriş yapabilirsiniz. Bitene kadar üye kayıt defteri kullanılmalıdır. Ara tasdiki yoktur.

Karar Defteri

Yönetim kurulu tarafından alınan kararlar görüşülür tarih ve numara sırasına göre mürekkepli kalemle yazılır ve yönetim kurulu üyeleri tarafından yazının altı imzalanır. Eğer daktilo veya bilgisayarla karar alınacak ise bu çıktı karar defterine yapıştırılır. Yapıştırılan çıktının dört köşesi noter tarafından mühürlenir ve tasdik ettirilir. Tutulması zorunlu bir defter. Alınan kararlar tek sayfaya sığmadığında paraf yapılır, karar sonu imzalanır. Dernek karar defteri yanlış yazıldığında yazının sonunda bulunan yönetmelik maddeleri uygulanır.

Evrak Kayıt Defteri

Dernekten giden ve derneğe gelen evraklar sıra numarası ve tarih ile bu deftere kayıt edilir. Defterde giden evrak ve gelen evrak için iki ayrı bölüm bulunur. İsteğe bağlı olarak giden evrak için ayrı gelen evrak için de ayrı defter tutabilirsiniz. Giden evrakların kopyasını ve gelen evrakların aslını defterde oluşturulan yere sıra numarasına göre dosyalama yapmalısınız. Eğer e-mail veya değişik elektronik ortamdan giden ve gelen evrak varsa bunların çıktısı alınır. Dernekler tarafından tutulması zorunlu defterler arasında yer alır. Her senenin başında 1 sıra numarası ile kayıt tutulur.

Yukarıda bulunan üç dernek defteri bilanço ya da işletme hesabı defteri tutanların tutması zorunludur.

Dernekler gider ve gelirlerini muhasebeleştirebilmek için işletme hesabı defteri tutar. Kamu yararına çalışan dernekler, isteğe bağlı olan bütün dernekler ve geliri 500 Bin TL üzerinde olanlar bilanço hesabına göre defter tutabilirler. İşletme hesabına göre defter tutacaksanız yukarıdaki üç defter ile birlikte tutulması zorunludur.

İşletme Hesabı Defteri

Dernek gider ve gelirlerinin kayıt altına alınması için işletme hesabı defteri kullanılmaktadır. Defter gider ve gelir olarak iki bölümdür. Gider bölümünde alınan faturaya ilişkin numara, açıklama ve tarih bulunur, gider bölümünde ise dekonta ilişkin numara, tarih, açıklamaya yer verilir ya da alındı belgesi yer alır. Bu defter işletme tablosunun dönem sonunda yazılması ile kapatılmaktadır.

Yevmiye Defteri ve Büyük Defter

Bilanço hesabına göre defter tutacak olan dernekler evrak kayıt defteri, karar defter ve üye kayıt defteri ile büyük defter ile yevmiye defteri de tutması zorunludur. Yevmiye defteri, Hazine ve Maliye Bakanlığının verdiği yetki ile yayınlanmış olan muhasebe sistemi genel tebliği ile vergi usul kanununda belirtilen esaslara göre tutulmalıdır. Vergi usul kanunları ceza hükümlerine tabi olduğundan mutlaka dernek muhasebesi konusunda uzman bir şirket ile çalışmanız önerilir.

Zorunlu Olmayan Dernek Defterleri

Demirbaş Defteri

Dernek tarafından edinilen demirbaşların parçaları, açıklaması, detayları ve açıklaması sıra numarasıyla deftere kayıt edilir. Alınan kararla satılması veya süresinin dolması ya da el değiştirmesi durumunda demirbaş defterinden kayıt düşümü yapılır. Dernek defterleri arasında tutulması isteğe bağlı olan defterlerdendir. Ulaşılabilirlik ve şeffaflık için tutabilirsiniz.

Alındı Belgesi Kayıt Defteri

Derneğin elde etmiş olduğu gelirler alındı belgesiyle düzenlenir. Bu alındı belgelerinin kaydı sıra ve seri numarasıyla deftere giriş yapılır. Bu belgelerin verildiği kişilerin adı ve soyadı ile aldıkları seri deftere not edilir. Eğer iade işlemi yapılacak ise alındı defterine aynı şekilde imza, tarih, adı ve soyadı bilgileri düşülerek iade gerçekleşir.

Envanter Kayıt Defteri

Bilanço hesabına göre defter tutan derneklerin isteğe bağlı olarak tuttuğu bir defter türü. Hesap dönemi sonunda taşınmazlar, borçlar ve alacaklar gibi kayıtların sıra numarasıyla tek tek kayıt ve takip edildiği defterdir. Tutulurken muhasebe sistemleri tebliğine bağlı kalınabilir. Fakat bu kayıtlar bilançoda yer aldığı için dernek defterleri içerisinde en az tutulan bir defterdir.

### Büyük defter, envanter defteri ve yevmiye defteri yönetmeliğe uygun olmak şartı ile Ticaret Bakanlığınca ve Hazine ve Maliye Bakanlığınca elektronik ortamda çıkarılan tebliğler esasında tutulabilir. Diğer defterlerse elektronik ortamda Bakanlık tarafından oluşturulan ve izin verilen yazılımlar aracılığıyla tutulabilirler.

Dernek Defterlerinin Kaybolması

Dernek tarafından tutulan işletme defteri, karar defteri ya da herhangi bir defterin kaybolması, çalınması veya okunamayacak duruma gelmesi durumunda öğrenildiği tarihten sonra Zayi Belgesi almak için dernek merkezinin bulunduğu en yakında ki mahkemeye başvuru yapmalısınız. Zayi belgesinin alınmaması durumunda sorumlular için adli para cezası ve 3 aya kadar hapis cezası uygulanır.

“Dernek defterleri ve tutulması esasları” başlığını içeren yazının sonuna geldik. Önem İdari Danışmanlık Hizmetleri olarak tüzük hazırlanması, dernek kuruluşu ve defter tutulması gibi tüm konularda sizlerin yanında yer alıyoruz. Detaylı bilgiler alabilmek için iletişim numaraları ya da yorumlar bölümünden bizlere ulaşmanız mümkündür.