Dernek Genel Kurulu Nasıl Yapılır | Yönetim Kurulu Seçimi

Genel kurul bir derneğin veya tüzel kişiliğin en önemli kararlarının alındığı organıdır. Genel kurul toplantısında, derneğin tüzüğünün değiştirilmesi, dernek yönetim kurulu ve denetim kurulu organlarının belirlenmesi, sandıklı seçim yapılması vb. gibi önemli faaliyetler gerçekleştirilir. Yönetim kurulu ve denetim kurulu üyelerinin en az 2 katı salt çoğunluğu olmak şartı ile toplanan genel kurulun sonuç bildirimi, DERBİS üzerinden Ek-3 formu doldurularak gerçekleştirilir. Dernek yönetimi için genel kurul zorlu ve sancılı bir süreç olarak görülmektedir. Tabi bu durum genellikle dernek yapısına göre değişiklik göstermektedir. ÖNEM Dernek Danışmanlığı Hizmetleri olarak, bu yazımızda dernek genel kurulu nasıl yapılır, divan tutanağı ve sonuç bildirimi gibi tüm detaylara inceleyeceğiz.

Genel kurul; olağan ve olağanüstü olmak üzere 2 şekilde gerçekleştirilir. 

Olağan üst genel kurul, en geç 3 yılda bir yapılmak zorundadır. Tüzükte, 2  yılda bir yada her yıl yapılmasına dair madde konulabilir. Ancak 3 yılı aşan bir süre tüzükte belirtilemez. 

Olağanüstü genel kurul ise, yönetim ve denetim kurulu üyelerinin gerekli gördüğü hallerde veya üyelerin 5’te bir çoğunluğunun talebi üzerine toplanır.

İlk dernek genel kurulu, olağan ya da olağan üstü genel kurul olması fark etmeksizin, 3 aşamada gerçekleşir. Bunlar Çağrı usulü, toplantı usulü ve sonuç bildirim usulüdür. Adından da anlaşılacağı gibi öncelikle genel kurula katılma hakkı bulunan üyelere çağrı yapılır. Ardından, yönetmelikte belirtildiği üzere toplanma usulü ve toplantı içeriğinin görüşülmesi ve karar bağlanması gerçekleştirilir. Son olarak da divan tutanağı oluşturulup, Ek-3 sonuç bildirim formu doldurularak DERBİS üzerinden bildirimde bulunulur. Genel kurul toplantısı nasıl yapılır diyenlerin, bu 3 aşamayı gerçekleştirmesi gerekir.

ÖNEM İdari Danışmanlık Hizmetleri olarak, genel kurulun yapılması, toplantı usulüne uygun olarak toplanma ve bildirimde bulunma gibi konularda, sizlerin yanında yer almaktayız. Genel kurulu sorunsuz bir şekilde gerçekleştirmek ve sürpriz dernek cezaları ile karşılaşmamak için mutlaka danışmanlık hizmeti almanızı öneriyoruz.

Dernek İlk Genel Kurulu Nasıl Yapılır?

Dernek kuruluş işlemlerini tamamladıktan sonra, 6 ay içinde ilk genel kurulun gerçekleştirilmesi gerekmektedir. İlk genel kurul gerçekleştirilip, zorunlu dernek organları belirlenmediği taktirde, derneğin kendiliğinden feshi gerçekleştirilecektir. Dernek ilk genel kurulunda, olağan genel kurulda olduğu gibi süreçler ilerler. Ancak bu aşamadaki tek farklılık, geçici yönetim kurulu üyeleri yerine, en az 16 kişilik bir yönetim ve denetim kurulu oluşturulmasıdır.

7 kişi ile dernek kurmak yeterli iken, genel kurulda en az 16 kişi bulunmalıdır. Bu 16 kişinin; en az 5”i asil, 5’i yedek yönetim kurulu, 3’ü asil, 3’ü yedek denetim kurulu üyesi olması zorunludur. Bu sayı dernek yönetiminin isteğine bağlı olarak arttırılabilir. Dernek genel kurulu toplantısının yapılabilmesi için ise, önce geçici dernek yönetim kurulu tarafından karar alınır.

Genel Kurula Gitme Karar Örneği

Derneğimizin olağan genel kurul toplantısının dernek merkezinde, …../……/20……tarihinde, saat: ……:…….’da salt çoğunlukla, salt çoğunluk sağlanamadığı takdirde çoğunluk aranmaksızın ……./……/2….. tarihinde aynı saat ve yerde aşağıdaki gündemle yapılmasına ve yapılacak genel kurul toplantısına ilişkin tarih, yer, gündem ve saat bilgilerinin …………………………..yoluyla üyelere duyurulmasına oybirliği ile karar verilmiştir.

Yukarıda örneği görüldüğü üzere, karar defterine alınacak olan karar işlenir, gündem yazılır ve yönetim kurulu üyeleri tarafından imzalanır. Ardından belirtildiği üzere çağrı usulü gerçekleştirilir.

Genel Kurul Çağrısı

Yönetim kurulu tarafından genel kurula katılma hakkı bulunan üyelerin listesi düzenlenir. Toplantıya katılma hakkı bulunan üyeler en az 15 gün öncesinden, toplantı yeri, gündemi, tarihi, saati belirtilerek, bir gazete veya dernek internet sitesi, mail, mesaj ya da farklı kitle iletişim araçları ile bildirilmek üzere toplantıya çağrılır. Mevcut toplantıda çoğunluk sağlanamaz ise, 2. toplantının yapılacağı yer, gün, tarih ve saatte belirtilir.

Not: 2. toplantı ile 1. toplantı arasında 7 günden az, 60 günden fazla süre bulunamaz.

Genel Kurulu Toplantı Usulü

Genel kurula katılacak olan üyelerin listesi, genel kurulda hazır bulundurulur. Toplantıya katılma hakkı bulunanların kimlik bilgisi ile liste eşleştirilir ve imzaları alınır. Kimlik bilgilerini göstermeyen ya da ismi listede bulunmayan toplantıya alınmaz. Ancak dernek üyesi olmayan ve bu kişiler toplantıyı dışarıdan izleyebilirler.

Toplantı dernek başkanı ya da yönetim kurulu üyelerinden biri tarafından açılır. Toplantı için yeterli sayıya ulaşıldıysa ya da yeterli sayı mevcut değilse, bu durum için tutanak tutulur. 

Açılış sonrası toplantıyı yönetmek için, yeteri kadar üye ve yazman ile divan kurulu oluşturulur. Toplantının güvenirliği divan kuruluna aittir. Dernek organlarının seçimi yapılacak ise,  oy kullanacak olan kişiler divan kuruluna kimliklerini gösterir ve hazirun listesinde bulunan isimlerinin karşısına imzalarını atar.

Toplantıda görüşülen konular ve alınan kararlar divan kurulu tarafından bir tutanağa dökülür. Bu tutanak yazmanlar ve divan başkanı tarafından imzalanarak dernek başkanına teslim edilir. Dernek başkanı da, bu tutanağı 7 gün içerisinde seçilmiş olan yeni başkana vermekle yükümlüdür.

Genel Kurul Sonuç Bildirimi

Genel kurul tarihini izleyen 30 gün içerisinde, asil ve yedek üyelerin yer aldığı genel kurul sonuç tutanağı, Ek-3 Genel Kurul Sonuç Bildirimi formu doldurularak, mülki idare amirliğine teslim edilir. Ancak mülki idare amirliğine gitmek yerine, bu formu DERBİS üzerinden doldurabilirsiniz.

Ancak, dernek tüzüğü genel kurul toplantısı esasında değiştirildiyse, tüzüğün değişen maddelerinin eski ve yeni hali, her sayfası yönetim kurulu salt üyeleri tarafından imzalanmış olan yeni tüzük, divan tutanağı örneği ile birlikte dernekler birimine teslim edilir.

ÖNEM İdari Danışmanlık Hizmetleri olarak, genel kurulu hatasız bir şekilde gerçekleştirmeniz adına, alanında uzman ve profesyonel ekibimizle sizlerin yanında yer almaktayız. Sadece vakıf ve dernek yönetim süreçleri üzerine hizmet vermenin sağladığı profesyonellik ile, bu zorlu bürokratik süreci, sizler için kolaylaştırıyoruz. Detaylı bilgi için bizimle iletişime geçebilirsiniz.